문제해결에 드는 비용을 절약하자

프로젝트 매니저가 알아야 할 97가지 - 열한 번째 이야기

문제해결에 드는 비용을 절약하자 - by. Randy Loomis

더보기 PMP® 보유자이다. 이스턴의 코네티컷 주립 대학에서 심리학을 우수한 성적으로 졸업했다. 14년 이상의 프로젝트 관리 경험이 있고 26년 동안 정보통신 분야에서 일을 해왔다. 현재는 노스이스트 유틸리티즈에서 IT 프로그램 매니지먼트, 오피스 프로젝트 매니저로서 근무하고 있다.

우리 회사에서는 어떤 트레이닝 소프트웨어를 사용하고 있었는데 5번이나 업그레이드에 늦어지고 있었습니다. 소프트웨어는 상당히 오래되어 벤더의 서포트조차 끊어진 상태였습니다. 우리 프로젝트의 목적은 벤더와 함께 그 트레이닝 소프트웨어를 최신판으로 업그레이드하고 그것을 이용해 유저를 교육하는 것이었습니다.

우리는 2개의 SOW(Statement of Work, 작업 범위 기술서)를 정했습니다. 하나는 유저 트레이닝에 관한 합의에 관해 설명한 것이었고 또 하나는 낡은 트레이닝 소프트웨어를 업그레이드하기 위한 "상한" 비용을 기술한 것입니다.

데이터를 복사한 뒤 벤더는 데이터 변환과 업그레이드에 필요한 스크립트 개발 및 테스트를 시행하는 프로세스를 실시했습니다. 스크립트가 벤더의 테스트를 통과하자 벤더는 우리의 개발 환경에 이식시켜 유저 테스트를 시행했습니다. 이렇게 다섯 차례의 업그레이드 사이클에 맞추어 이 프로세스를 반복했습니다. 테스트하는 동안 나타난 문제들을 기록해 두고 벤더가 스크립트를 고치고 테스트할 때마다 프로세스를 포함해 다시 테스트했습니다. 하나씩 업그레이드 작업을 진행하면서도 우리는 벤더의 작업시간과 SOW 에서 정한 청구요율을 곱한 값이 "상한" 예산을 넘지 않았는지 기록했습니다.

업그레이드를 진행하는 동안 애플리케이션 자체에 버그가 있다는 것을 발견했습니다. 이 버그는 업그레이드를 설치하기 위해 쓴 커스텀 스크립트와 무관했습니다. 이런 문제도 자세히 기록해 두었습니다. 화면을 프린트하고 어디서 어떻게 문제가 나타났는지 순서대로 자세하게 기록해두었습니다. 그리고 애초에 그 소프트웨어의 역할을 정리해둔 벤더 보증서를 그들에게 보여주었습니다. 그런데 벤더는 "사양대로"로 기능하고 있다고 우겼습니다. 나중에 우리가 발견한 그 작은 버그는 빙산의 일각에 불과했고 더 영향이 크다는 것을 알게 되었습니다. 업그레이드해도 소프트웨어의 기본 기능에 중대한 결함이 있음이 밝혀진 것입니다. 드디어 벤더는 우리가 발견한 문제의 몇 개는 확실히 사양대로가 아니라 실제로는 버그였음을 인정했습니다. 벤더는 스스로의 제품을 수정하는 데 필요로 한 작업에 대해서 [상한] 계약에 있는 대로 [상한]을 넘은 만큼의 비용은 청구하지 않았습니다.

가장 중요한 마감을 맞추기 위해 소프트웨어 인스톨에만 주력했던 시기였습니다. 이 상황에서 문제가 발생하면 그 문제가 사양대로인지 버그인지가 중요한 게 아니라 일단 마무리를 위해 집중하게 됩니다. 나중에 생각보니 만약 그때 발견된 버그나 문제에 대해서 벤더의 작업 시간을 구체적으로 기록했었다면 추가로 발생한 비용도 내지 않아도 되었다는 걸 알게 되었습니다.

벤더와 계약 교섭을 할 때는 갑자기 발생하는 별개의 문제에 대해서 벤더의 작업 시간과 프로젝트팀의 작업 시간의 양쪽을 정확하게 기록하도록 합시다. 이렇게 함으로써 발생한 문제가 프로젝트 작업에 관련된 것이 아니라 벤더의 제품 자체 결함일 경우 그 해결에 필요한 만큼의 비용을 아낄 수 있게 됩니다.

[출처] プロジェクト・マネジャーが知るべき97のこと

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